هرگاه علایم استرس را در یک همکار مشاهده کردید، باید درباره علل آن فکر کنید ، تمام احتمالات را در نظر بگیرید؛ از مشکلات خانه گرفته تا مشکل روابط موجود در محیط کار. به خاطر داشته باشید ، عواملی که شما را تحت استرس قرار می دهد می تواند برای دیگران به همان نسبت استرس زا نباشد. پس به محضی که علل احتمالی استرس را یافتید ، ببینید چگونه می توانید به همکار خود کمک کنید. اغلب خود فرد است که می تواند به خود کمک کند و تنها کاری که شما می توانید انجام دهید این است که استرس او را زیاد نکنید.

بررسی استرس در گروه

کارکنانی که در یک گروه کار می کنند و برای انجام یک کار خاص دور هم جمع شده اند، دچار فشارهای خاصی می شوند که مربوط به کار گروهی است. برای مثال : اگر سلسله مراتب غیر رسمی در یک گروه بیشتر شود ، بعضی افراد انتخاب یکی از اعضاء را به عنوان رئیس نمی پسندند، یا اعضای تیم ممکن است کارکردن با افرادی را که الگوهای کاری متفاوتی دارند ، استرس زا بدانند . برای ملاقات گروه های کاری و افراد وقت بگذارید ، به طوری که از فعالیت های گروهی آنان آگاه شده و بتوانید مشکلات را پیش بینی کنید. سپس در صورتی که استرس همچنان وجود داشت، باید شیوه های کاری و برنامه تقسیم کارها را تغییر دهید .

سؤالاتی که باید از خود بپرسید :

-         آیا صحبت با اعضای تیم باعث تشدید علایم استرس می شود ؟

-         آیا باید حجم کاری کارکنان به طور مرتب ارزیابی شود؟

-         آیا می توان با فراهم کردن زمینه های خاص تخصصی ، همکارانی که دچار استرس هستند را به شرکت در کار گروهی تشویق کرد؟

-         دلیل اصلی وجود استرس در یک گروه کاری چیست؟

برداشتن فشارها

شما سعی کنید ، با استفاده از تمرینات راحت و قابل انعطاف در ضمن کار ، از استرس ها و فشارهای خود و همکارانتان بکاهید. هر قدر ارتباط بین افراد بهتر باشد ، امکان تشخیص استرس و رفع آن بیشتر است . شیوه های کار با دیگران و کاهش سطح نگرانی آنها را بدین ترتیب امتحان کنید:

·        کارکنان و همکاران را از تمام تصمیماتی که ممکن است روی آنها تأثیر بگذارد ، مطلع کنید .

·        آنها را به شرکت در طرح ها تشویق کنید.

·        هر هفته زمانی را برای بررسی نظرها و پیشنهادها تعیین کنید و نظر خود را درباره مسائل طرح شده بیان کنید.

بررسی شخصیت

چگونگی و میزان تأثیرات استرس ، رابطه نزدیکی با شخصیت افراد دارد. میزان یکسان استرس ، هر فرد را به طریقی تحت تأثیر قرار می دهد و هر کس به شیوه ای بر این استرس غلبه می کند. تشخیص انواع شخصیت ها به ما کمک می کند که بیشتر روی حمایت از دیگران تمرکز کنیم.

شناخت انواع شخصیت

تحقیقاتی که در سال 1960روی تأثیرات استرس بر قلب انجام شد ، نشان داد ، عده ای از بیمارانی که دارای شخصیت یکسانی بودند بیشتر در معرض بیماری قلبی قرار داشتند ؛ این افراد را تیپ A می نامند و آن گروه از افرادی که کمتر مستعد این بیماری هستند را تیپ B می نامند. افراد تیپ A اهل مقایسه و پرکار هستند . بنابراین همیشه به دنبال اکتساب جایگاه شغلی دیگران هستند . به لحاظ این خصوصیات شخصیتی خاص آنان، این سؤال پیش می آید که آیا سلامتی آنها به خاطر مشاغل پر استرس در خطر است؟ این که یا مشاغل پر استرس ، موجب رفتار تیپ A می شوند؟ هنوز مشخص نیست ، اما این افراد به حمایت اجتماعی بیشتری نیاز دارند.

شناسایی شخصیت تیپ A و B

فهرست زیر بعضی از صفات طبقه بندی شده و الگوهای رفتاری مربوط به انواع شخصیت های A و B را نشان می دهد. پیدا شدن فردی که به طور کامل تیپ A یا B باشد، بسیار نادر است. بدین معنا که بعضی از افراد ، خصوصیت های هر دو نوع تیپ A و B را نشان می دهند ، اما افرادی که بیشتر اوقات خصوصیات تیپ A را دارند، اغلب تحت فشار ، عکس العمل بدی نشان می دهند. اگر شما گرایش به تیپ A را در همکاران خود مشاهده کردید، آنها در خطر ابتلا به استرس هستند و باید شیوه ای برای غلبه بر آن پیدا کنند.

شخصیت های تیپ A خصوصیات زیر را نشان می دهند : حس  رقابت ، شتابزدگی در کارها ، حس تهاجم ، جدیت ، کمال گرایی ، بی صبری ، وقت شناسی ، جلب توجه . شخصیت های تیپ B خصوصیات زیر را نشان می دهند: عدم رقابت ، متانت ، صبر ، آرامش ، لذت بردن از کارها ، تأخیر ورود ، رضایت از کار بدون توجه به دیگران .

شناخت شیوه های کنترل استرس

رفتارهای اطرافیان و همکاران کسی که دچار استرس است به دو گونه می باشد، سازگار و ناسازگار . اگر رفتار اطرافیان به گونه ای باشد که شخص احساس کند آنها مشکل او را درک می کنند و آماده همکاری با او در جهت کنترل استرس هستند، فرد به طور قطعی بسیار راحت با مشکل خود کنار می آید. درباره آن صحبت می کند و به طور آشکار از آنان درخواست کمک خواهد کرد. اما چنانچه رفتار اطرافیان به گونه ای باشد که فرد هیچ گونه علامت همکاری از جانب آنها جهت کنترل استرس خود پیدا نکند ، راه نادرستی را در پیش می گیرد. برای مثال : با نادیده گرفتن مشکل خود و سعی در ادامه تظاهر به یک رفتار عادی ، باعث بزرگتر شدن مشکل می شود . این نوع رفتار را که یک نوع انکار می نامند ، معمولاً در افراد گروه تیپ A دیده می شود .

کمک به دیگران

هرگاه دریافتید شخصی تحت استرس است و دلیل آن را شناختید ، مشکل ترین بخش کار شروع می شود . باید آن شخص را از مشاهده خود ( که همان رفتارهای فرد و علت رفتارها است ) باخبر کرده ، او را تشویق به کنترل رفتارهای نامطلوب کنید.

ارزیابی روابط

در اکثر مواقع روابط شخصی که بین همکاران وجود دارد به اندازه روابط حرفه ای آنها حائز اهمیت است . پس شما به عنوان یک مدیر ، سعی کنید از روابط افراد مطلع شوید. هر گاه روابط شخصی اطراف خود را شناختید، می توانید شروع به ساختن گروهی کنید که با یکدیگر خوب کار می کنند.

کمک به دیگران برای تشخیص استرس

گاهی اوقات یک شیوه ثابت و غیر مستقیم برای کمک به دیگران لازم است ، تا استرس را تشخیص دهند. روابط اجتماعی می تواند  با وظایف و سلسله مراتب شغلی هماهنگ نباشد. یعنی در بعضی موارد به کارگیری گروه سومی بسیار مناسب است. بنابراین دانستن این مطلب که چه کسی ، با چه کسی بهتر کار می کند ، برای شما خیلی مفید است . صحبت عاقلانه با یک شخص می تواند مزایای بسیاری به همراه داشته باشد و حداقل به عنوان اولین تلاش ، راه مناسب و معقولی برای آگاه کردن دیگران از میزان استرس خودشان است. این صحبت باعث می شود استرس فرد مورد نظر ، دیگر مهم جلوه نکند و بتواند آن را اصلاح کند. پس در صورتی که این عمل مفید واقع نشود، باید روش مستقیم تری را به کار بگیریم.

موانع شناخت استرس

·        مدیران اعتقاد دارند که صلاحیتشان تا حدی به میزان اشتباه نکردنشان بستگی دارد.

·        مدیران نمی خواهند قبول کنند که تحت استرس هستند، زیرا فکر می کنند ، باعث تضعیف رهبری و مدیریتشان می شود.

·        همکاران نمی خواهند ضعف خود را به یکدیگر نشان دهند ، چون ممکن است در آینده از آن سوء استفاده شود.

·        دوستی در بین همکارانی که به خاطر ترفیع با یکدیگر رقابت می کنند، پایدار نمی ماند.

·        زیر دستان احساس می کنند که اگر علایم استرس خود را به کارکنانی که تا اندازه ای بالا دست هستند نشان دهند ، لطمه می بینند.

·        زیر دستان نمی خواهند علایم ضعف خود را به کارمند ارشد نشان دهند.

اجرای عمل

هرگاه استرس ، مشخص و شناخته شده باشد ، شیوه ای بیابید تا به افراد مبتلا به استرس کمک کنید. از زیردستان و همکاران خود بپرسید که آیا پیشنهادی راجع به کم کردن حجم کاری خود دارند ؛ برای مثال با واگذاری بعضی از بخش های مسئولیت خود به دیگران . درباره تمام کارهای احتمالی که باید انجام شود صحبت کنید . همواره از شیوه های مختلف کنترل استرس حمایت کنید ، به طوری که فرد تحت استرس ، احساس نکند دیگران نسبت به مشکل او بی توجه هستند.

در میان گذاشتن دانسته ها و تجربیات

گاهی اوقات می توان مقداری از کارهایی را که باید برای کاهش میزان استرس انجام دهیم مشخص کرد، (بدون در نظر گرفتن مشکلاتی که هر یک از کارمندان دارند). درباره به روز کردن اطلاعات و دانسته های کارکنان ، از خود آنها نظرخواهی کنید. برای معرفی شیوه های صرفه جویی در وقت صریح باشید و دیگران را به یادگرفتن الگوهای کنترل استرس تشویق کنید، جملات کلیشه ای مانند  جملات زیر بگویید:

"من نمی توانم بدون جدول زمان بندی زنده بمانم" و یا "همیشه قبل از حضور در جلسه به مدت 15 دقیقه برای آماده کردن خود زمان نیاز دارم". همکاران را از این مطلب که مسئولان ارشد به کمک آنها نیاز دارند، مطلع کنید . زمینه هایی را که تنش زا هستند مشخص کنید و راه حل هایی را که در مورد کنترل استرس خودتان موفقیت آمیز بوده ، با دیگران در میان بگذارید.

حمایت از دیگران

گاهی اوقات شما باید از افرادی که تحت شرایط پر استرس قرار دارند ، حمایت کنید. پس شیوه ملایم و منطقی را در پیش گرفته و مراحل زیر را دنبال کنید.

درباره مشکلاتی که افراد تجربه کرده اند ، صحبت کنید و علل استرس آنان را مشخص کنید ؛ دریابید که چه کمکی برای آنها مفیدتر است ، البته این کار ممکن است به صورت های مختلفی مانند شکل کمک کاری ( مانند آموزش ) یا کمک عاطفی ( مثل مشاوره ) یا کمک پزشکی ( همچون بهبود شرایط به وجود آمده یا تشدید شده به واسطه استرس ) در آید. به دیگران کمک کنید تا به شما کمک کنند. وقتی آنها از پیشنهاد ها و توصیه های ابتدایی شما استقبال نمی کنند ، خودتان را آماده کنید که راه حل های مختلفی پیشنهاد بدهید.